OA eenvoudig en makkelijk vastleggen van gasten, vrijwilligers en activiteiten

Ervaringen met Online Afdelingsadministratie

Door Ria van Leeuwen-Heskes, afd. Bergschenhoek

De doelstelling van het werken met de Online Afdelingsadministratie is duidelijk volgens voorgaande cartoon. Eenvoudig en makkelijk vastleggen van onze gasten (excuses dat ik onze gasten toch gasten blijf noemen), vrijwilligers én activiteiten.

Ook zou het eenvoudig zijn om overzichten te maken van een activiteit, wie heeft zich opgegeven en wie is er uiteindelijk mee geweest, etc.

Als oud-ICT-er wil ik hier mijn tanden wel in stuk bijten. Niet letterlijk natuurlijk. Enthousiast ging ik aan de slag. Alle gasten van de afdeling Bergschenhoek waren al toegevoegd, onze vrijwilligers staan er ook in. Het prachtige Jaarplan 2015 bevat de activiteiten. Als eerste heb ik de activiteiten uit ons Jaarplan 2015 ingevoerd. De Online Afdelingsadministratie is klaar voor verder gebruik.

De eerste activiteit van het jaar 2015 was een bezoek aan het Paleis het Loo (Grace Kelly tentoonstelling). De uitnodigingen kun je ook maken in de Online Afdelingsadministratie. Deze uitnodiging kan persoonlijk op naam gemaakt worden. Je kunt kiezen tussen een formele of een informele brief. Een nette en respectvolle manier om met de gasten te communiceren.


Echter, een leuk plaatje erbij stoppen is mij niet gelukt. Het wordt dan een ‘starre’ brief. In overleg met het Bestuur hebben we besloten om een gezellige uitnodiging (met plaatjes) te maken in de vorm van een flyer. Deze uitnodiging kan wel worden opgeslagen in de Online Afdelingsadministratie bij Documenten. De vrijwilliger zorgt dat de flyer c.q. uitnodiging bij haar/zijn gasten terecht komt.

Zodra ik aanmeldingen krijg van de vrijwilligers is het heel eenvoudig om de gasten aan te vinken die mee willen doen. Ook degenen die het nog niet weten, heb ik b.v. op de reservelijst gezet met een aantekening. Je houdt een goed overzicht wie er mee gaan. De problematiek dat mensen niet op komen dagen of op het laatste moment ziek worden blijft. De lijsten die uit het systeem komen maken het simpel om aan te kruisen wie er echt was.

Leermoment (of Weetje?): in de lijst met gasten die mee gaan, is hun naam aangevinkt. Als een gast zich afmeldt, ga dan eerst bovenin de lijst naast Aanhef staan. Het lege vierkantje aanvinken en dan opnieuw aanvinken dan zijn alle vierkantjes voor de namen van de gasten leeg. Nu kun je de gast aanvinken die je wilt uitsluiten van deelname. Dan druk je onderin het scherm op gast verwijderen. Doe je dit niet dan sluit je alle gasten uit. Jammer van het werk!

Na het aanvinken en toevoegen van de gasten aan de deelname lijst, is het mogelijk om deze lijst uit te draaien. Er staat best veel informatie op de lijst en je kunt de kolommen die je niet gebruikt verbergen in Excel of verwijderen. Het is immers een lijst waar je mee kunt spelen zoveel als je wilt. Kom je er niet meer uit dan is een nieuwe lijst zo gemaakt. Het is aftasten wat de mogelijkheden bieden.

Steeds enthousiaster duik ik dieper het systeem in. Na de activiteit wilde ik vastleggen wie aanwezig was. Even puzzelen. Zo klik je niet de Activiteit aan, maar de naam van de gast en dan Activiteiten van de gast.

In bovenstaand plaatje zie je dat je aan kunt geven of een gast ‘Slecht ter been’ is of ‘Rolstoelgebonden’. Allemaal zaken die het voorbereiden van een activiteit kunnen vereenvoudigen. Je hebt alle gegevens bij de hand.

Als intensieve gebruiker van de Online Afdelingsadministratie merk ik dat er achter de schermen druk gewerkt wordt om het systeem nog gebruiksvriendelijker en makkelijker te maken. In dit geval ontdekte ik dat het niet mogelijk is om achteraf de status Aanwezig van Ja naar Nee te krijgen. Ook de informatie die de Penningmeester in het veld Opmerkingen had geplaatst (b.v. betaald) was verdwenen. Dit is gerapporteerd aan het Nationaal Bureau en zodra dit weer werkt dan laat ik dat weten. De bedoeling van deze handeling is dat je samen met de Penningmeester kunt kijken of iedereen die verwacht werd betaald heeft, onverwachte gasten alsnog betaald hebben etc. De Penningmeester verwerkt deze gegevens in Online Zonboek en kan het Bestuur een overzicht geven van de kosten van de Activiteit. We controleren ook of de begroting die we gemaakt hebben een goede inschatting is geweest. Zo niet, dan kunnen we voor een volgende activiteit onze begroting bijstellen. Zo ja, dan hebben we het goed gedaan.

We willen graag een goede begroting kunnen maken en we zijn aardig op weg.

Wat ook leuk is van de Online Afdelingsadministratie….met een vinkje kun je de Activiteiten klaar zetten voor de Afdelingswebsite. Let dan wel op de teksten hoe je die formuleert. Het maken van een Afdelingswebsite was nog nooit zo eenvoudig. We hopen bij het ter perse gaan van deze Nieuwsbrief ook onze Afdelingswebsite te kunnen lanceren!

Tot zover de activiteiten.

Stapsgewijs zijn de Bestuursleden Bezoekwerk en Activiteiten bezig om de gegevens van de gasten zo volledig mogelijk te maken. B.v. of er een vervoersregeling is. De interesses van zowel de gasten als de vrijwilligers worden vastgelegd voor een (op papier) goede match. We doen dit heel rustig. Beide bestuursleden vullen de gegevens in zoals zij dit gebruiken.  We houden elkaar op de hoogte en bellen elkaar regelmatig als we iets gevonden hebben wat handig is. Of we stemmen af hoe we bepaalde informatie het beste kunnen vastleggen.

Conclusie: de Online Afdelingsadministratie is een geweldig hulpmiddel om de taak binnen een Bestuur te vereenvoudigen. Binnen Bergschenhoek hebben we het Bestuurslid Bezoekwerk, Activiteiten en de Penningmeester toegang gegeven tot de Online Afdelingsadministratie. Het was even zoeken naar een goede balans. Open staan voor elkaars argumenten om tot een optimaal gebruik van de OA te komen is wel belangrijk. Ik denk dat we het redelijk voor elkaar hebben.

Als jullie gebruik willen maken van onze ervaringen bel of mail gerust met

Will Ruijgrok (Bezoekwerk), Wil van Leeuwen (Penningmeester) of Ria van Leeuwen (interim Activiteiten).
Uiteraard zijn wij bereid om bij jullie ‘in huis’ een en ander toe te lichten of te laten zien.