Bestuursvergadering Zonnebloem Heerhugowaard 03-02-2023, 15.30 uur, locatie Paul, Hortensialaan 9-D Aanwezig zijn Riet Lammers, Marijke Dekker, Paul Theeuwen, Stef Winter en Peter Winkel

1.

Paul opent de vergadering en vraagt of er nog voorstellen zijn
om de agenda aan te vullen of te wijzigen.
Als eerste meldt Paul dat hij in het verslag van de
ledenvergadering graag had willen opnemen de waardering die
het bestuur heeft voor de wijze waarop Stef het afgelopen jaar
heeft moeten werken.
Paul was toen te laat met deze aanvulling maar zou graag zien
dat deze waardering in het bestuursverslag wordt opgenomen.
Paul heeft een aanvulling/wijziging. In de agenda wordt de
publicatie van het bestuur vermeld zoals door Peter
voorgesteld. Besloten wordt en is inmiddels gerealiseerd om de
publicatie te gebruiken waar de overige 4 leden zich al voor
hadden uitgesproken.
Marijke deelt aan Paul en Peter promotie en informatie
materiaal uit.
Voorheen bestelde de voorzitter materialen. Afgesproken
wordt dat Marijke dit voortaan zelf doet. Bij financiële
consequentie heeft Marijke eerst overleg met Stef.
Stef meldt dat op 13-02 de regiovergadering van de
Zonnebloem wordt gehouden. Deze begint om 14.00
uur en wordt voor de laatste Keer gehouden bij de firma Schot,
Smaragdlaan 3. Paul en Marijke zullen naar deze vergadering
gaan.

Er is ook een uitnodiging van Zorg en Welzijn Heerhugowaard.
Paul gaat de notulen van de laaste vergadering in Januari
opvragen en bekijken of deze bijeenkomst voor ons iets
toevoegt.
Op de website van Zonnebloem Heerhugowaard staat onder
het bestuursblad nog
Afd. Heerhugowaard
076-5646464.
Aan Kevin Tan zal worden doorgegeven dat dit het nummer van
Paul moet worden, dus 0645536987. ( Kevin, als jij de notulen
ziet voor publicatie op de site graag deze actie uitvoeren, dank,
Paul )
2.
Vergaderstructuur bestuur Zonnebloem Heerhugowaard
bepaalde frequentie of op afroep? Hoe vaak, waar, datums,
tijden.
Er komen meerdere opties voorbij. Na bespreking hiervan wordt
gekozen voor een frequentie van -in ieder
geval- een keer per twee maanden, bij voorkeur nadat de
wijken hun vergadering hebben gehad. De
vergaderingen worden in principe bij toerbeurt bij de
bestuursleden thuis gehouden.
Voor wat betreft de bestuursvergaderingen wordt afgesproken
dat naast agendering en notulering ook een
besluitenlijst en een actielijst wordt opgesteld en bijgehouden.
Riet gaat de wijken voorstellen om ook in ieder geval 1 x per
twee maanden te vergaderen en, in ieder geval
de eerstvolgende keer, de leden van het bestuur daarbij uit te
nodigen. Het doel daarvan is te komen tot een kennismaking
van de vrijwilligers van de wijken en het nieuwe bestuur.
Riet, graag even melding wanneer de vergaderingen plaats
vinden zodat wij onze vergadering kunnen plannen.

3.
Taakverdeling bestuur (zie o.a. de functiebeschrijvingen
bestuursleden van de Zonnebloem die Paul heeft gestuurd)
In de bespreking van dit punt wordt opgemerkt dat in de
functiebeschrijvingen ook een ‘bestuurslid communicatie’ wordt
genoemd. Hieraan bestaat op dit moment geen behoefte. Voor
de andere functies worden de bestaande Functie-
beschrijvingen gevolgd.
4.
E-mail communicatie: al dan niet concipieren, dan verzenden; al
dan niet CC aan allen.
Afgesproken wordt om alle inkomende en uitgaande
bestuursinformatie altijd te delen.
Besluiten worden als voltallig bestuur genomen.
Stef beheert al een app-groep Bestuur Zonnebloem en zal Paul
en Peter ( wel of niet ? ) daar aan toevoegen
( ps, Stef en/of Riet, Marijke merkte op dat Dave er ook nog
tussen staat ? Zo ja dan graag actie, dank )
5.
Rondvraag:
Marijke deelt mee dat alle aangemelde gasten mee kunnen
naar Losser voor de vakantieweek. Hanny
Ursem gaat vanuit onze groep mee als vrijwilligster.
Stef meldt dat hij momenteel de enige rekeninghouder is
namens Zonnebloem Heerhugowaard.
​Paul meldt zich als tweede rekeninghouder. Stef gaat dit
regelen maar merkt op dat het realiseren doorgaans tijd kost.
Paul spreek met Stef af dat alvorens hij iets met de financiën
doet hij eerst overlegt met Stef.

Marijke vraagt hoe het moet gaan met het invoeren van gasten
en vrijwilligers. Omdat nieuwe instrument NOVA wordt
ingevoerd, is inmiddels afgesproken dat Riet zoals nu, de invoer

blijft verzorgen. Hoe het moet na invoer is nog onduidelijk,
gegeven het aftreden van Peter.
Het werk bij de wijken blijft bij de desbetreffende coördinatoren.
De formulieren gaan na de inschrijving terug naar de
wijkcoördinatoren en worden daar gearchiveerd
Paul vraagt of Zonnebloem Heerhugowaard is ingeschreven bij
de Kamer van Koophandel. Dat gebeurt landelijk, niet op
lokaalniveau.
Op de vraag of de activiteiten aan Kevin worden doorgegeven
wordt gereageerd met ‘nog niet’.
( Gaat iemand dat doen en zo ja wie ? )
Riet vraagt wanneer de jaarmarkt wordt gehouden.
Waarschijnlijk is dat nog/weer op de derde maandag
van september. Een marktstandplaats moet via de
marktmeester van Dijk en Waard worden aangevraagd.
Binnen het bestuur wordt de behoefte besproken aan ideeen. Is
een loterij nog mogelijk en heeft dat zin?
De ‘zichtbaarheid’ van De Zonnebloem is wel een belangrijke
factor. Paul gaat bij de gemeente informeren
naar de mogelijkheden en kosten en zoekt ook uit of een
aantrekkelijke plek, bijvoorbeeld voor een
horecagelegenheid kan worden bemachtigd.
Paul vraagt hoe de wijken zijn ingedeeld en krijgt deze van
Marijke.
6.
Eventueel bepalen volgende vergadering en sluiting.
Dit punt is al aan de orde geweest en kan nog niet nader
worden ingevuld.
BESLUITENLIJST:
3 februari 2023:

1: Marijke bestelt waar nodig materialen rechtsreeks in Breda
zonder tussenkomst van de voorzitter. Indien er kosten mee
gemoeid zijn stemt Marijke dit eerst af met Stef.
2: De agenda voor de bestuurs vergadering word door de
secretaris ( nog te benoemen ) en door de voorziter opgemaakt
en na accoord van beiden als cocept verzonden naar de
bestuursleden
Na accoord worden de notulen als definitief verzonden naar de
bestuursleden en naar Kevin om deze op de web-pagina te
zetten
3. Als functiebeschrijving voor onze vijf bestuursleden dient de
beschrijving die algemeen gebruikt wordt binnen de
Zonnebloem, inmiddels door Paul aan eenieder verzonden.
De functie van Bestuurslid Communicatie wordt niet ingevuld
maar door allen opgepakt waar nodig.
4. Informatie aan en binnen het bestuur wordt altijd gedeeld.
5. Besluiten worden door het voltallig bestuur genomen.
6. Structuur inschrijvingen blijft in principe zoals die is.
Alleen de archievering wijzigt en gaat naar de wijk-
coördinatoren
Verandering na de wisseling naar systeem NOVA is nog niet
duidelijk
ACTIELIJST:
1.
Paul en Marijke
gaan naar de vergadering van de Zonnebloem, op 13-02 om
14.00 uur bij de firma Schot aan de Smaragdlaan nr. 3
2.
Paul gaat bekijken of de bijeenkomst van Zorg en Welzijn
Heerhugowaard voor ons iets toevoegt.

3.
Er zal aan Kevin Tan doorgegeven worden dat het nummer
onder het bestuursformulier, 076-5646464, moet worden
veranderd in dat van Paul: 0645536987. ( actie Paul )
4.
De secretaris agendeert en notuleert de bestuursvergaderingen
en maakt een concept verslag met besluitenlijst en actielijst.
5.
Riet stelt de wijken voor om 1 x per twee maanden te
vergaderen en, in ieder geval de eerstvolgende keer,
de leden van het bestuur daarbij uit te nodigen.
6.
Stef zal Paul in de app-groep Bestuur Zonnebloem toevoegen
en eventueel Dave te verwijderen.
7.
Stef gaat regelen dat Paul tweede rekeninghouder wordt voor
Zonnebloem Heerhugowaard.
​
8.
Paul gaat bij de gemeente informeren naar de mogelijkheden,
kosten en een aantrekkelijke plek, voor de jaarmarkt.