29 oktober t/m 31 december 2023

Vastgesteld op 03 mei 2021

Bij de Zonnebloem draait alles om mensen. Zoveel mensen met een lichamelijke beperking, zoveel verhalen. Wij zijn een deur naar nieuwe contacten, brengen gezelligheid en organiseren activiteiten. Zulke mooie momenten geven het leven meer betekenis. Zowel voor onze gasten als voor de vrijwilliger zelf.

De afdeling Zeist benut verschillende wegen om onze Zonnebloemgasten en hun behoeften bij elkaar te brengen. We organiseren activiteiten waarbij mensen een gezellige middag beleven, meegaan met een busreis of in een auto met een vrijwilliger naar een toneelvoorstelling gaan en nog andere activiteiten in grotere en kleinere gezelschappen en met 1 op 1 contacten.

Een vaste waarde van onze afdeling is bezoekwerk. Onze gast ontvangt een vaste vrijwilliger om naar behoefte bijvoorbeeld samen naar buiten te gaan, een spelletje te doen, een mooi gesprek te hebben of met de rolstoel langs de winkels te gaan. Elke week of 14 dagen of op een andere manier afgesproken, net wat past.

Bovendien leggen we contacten door te bellen met elkaar. Een mooie vorm om laagdrempelig contact te maken, waaruit gezellige, mooie of diepgaande gesprekken kunnen volgen. Dit is gestart door vrijwilligers die gasten bellen, maar er zijn ook relaties tussen gasten gelegd. Er worden levensverhalen gedeeld en ook praktische tips uitgewisseld. En soms vloeit er een bezoek uit voort tussen gasten die elkaar bellen.

En hopelijk kunnen we als afdeling binnenkort een korte vakantie organiseren, met een klein gezelschap er helemaal uit zijn.

Onze vrijwilligers hebben een groot hart en een luisterend oor. Ze denken niet vóór de mensen waarvoor zij zich inzetten, maar vragen naar hun behoefte. Waardoor het echt hun dagje uit is. Zulke mooie momenten geven het leven meer betekenis. Zowel voor degene met een fysieke beperking als voor de vrijwilliger zelf. Daardoor hebben we altijd de hoofdprijs: een glimlach op het gezicht van onze gasten!

DOEL EN STREKKING VAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Het vastleggen van afspraken gemaakt tijdens Bestuurs- of Vrijwilligersvergaderingen. Het beschrijven van gedragsregels voor vrijwilligers (VW) om te komen tot een optimaal plezier van zowel deelnemers als VW´s. Het vastleggen van de taken en bevoegdheden. Het vastleggen van de financiële en verantwoordingsprocedures.

1. ALGEMEEN

Integriteit. Vanaf 2020 worden alle goede doelen die zijn aangesloten bij Goede Doelen Nederland getoetst op het hebben van een integriteitsbeleid. Beleid om schendingen van de integriteit, onze normen en waarden over de omgang met elkaar, te voorkomen of in voorkomende gevallen goed te regelen. Het actieplan voor integriteitsbeleid is terug te vinden op de website van de Nationale Vereniging de Zonnebloem.

Gedragscode. Integer, sociaal, betekenisvol en optimistisch is hoe men met elkaar omgaat bij de Zonnebloem. En waar we elkaar op mogen aanspreken. De gedragscode is terug te vinden op de website van de Nationale Vereniging de Zonnebloem.

Vertrouwenspersoon. Na onaangename en soms aangrijpende situaties kan er behoefte zijn aan een vertrouwelijk gesprek. De Zonnebloem vindt het belangrijk dat je dan terecht kunt bij een vertrouwenspersoon in de vereniging. Deze is er voor vrijwilligers én deelnemers. Onder 5. staat wie de vertrouwenspersoon is voor de afdeling Zeist.

Gegevensbescherming. Het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een zaak van ons allemaal. Onder de AVG valt ook het fotografie- en filmbeleid. Het privacy-beleid als ook fotografie- en filmbeleid van de Zonnebloem zijn terug te vinden op de website van de Nationale Vereniging de Zonnebloem.

Melden van incidenten. Soms kan het gebeuren dat er persoonsgegevens kwijt raken en ten onrechte of onbedoeld in handen komen van anderen. Als dat gebeurt dan noemen we dat een datalek. Onder 6. Staat hoe een incident/datalek gemeld moet worden.

Communicatie. Bij (papieren) communicatie gebruiken we altijd het Zonnebloemlogo.

Zichtbaarheid. Bij activiteiten zijn we herkenbaar als Zonnebloem vrijwilligers door het dragen van bijv. de zonnebloem-broche van stof of ZB-Zeist-kleding.

2. BESTUUR

Bestuursleden worden benoemd voor een periode van 3 jaar en treden af volgens het aftreedrooster (zie bijlage 1). Een bestuurslid mag maximaal 3 keer herkozen worden en kan dus maximaal 12 jaar deel uitmaken van het bestuur. Als er tijdens de zittingsperiode een andere functie binnen het bestuur wordt aangenomen, blijft de maximale zittingsduur toch 12 jaar.

3. TAKEN EN BEVOEGDHEDEN PER BESTUURSFUNCTIE

Globaal zijn de bevoegdheden als volgt verdeeld over de bestuursfuncties:

• Activiteiten van de afdeling maken en beheren: coördinator activiteiten i.o.m. de penningmeester. Wanneer de functie van coördinator activiteiten niet vervuld is, wordt deze positie door de overige bestuursleden ingevuld.
• Bestellen van artikelen: via de secretaris, passend bij begroting of na toestemming penningmeester.
• Afdelingsadministratie incl Dropbox: secretaris en tweede secretaris (indien beschikbaar), iom/ism coördinator bezoekwerk.
• Begroting van de afdeling maken en beheren: penningmeester.
• Financiën van de afdeling beheren: penningmeester.
• Subsidie-aanvraag gemeente indienen: penningmeester.
• Coördinatie lotenverkoop: penningmeester ism coördinator activiteiten e/o coördinator bezoekwerk.
• Coördinatie bezoekwerk: coördinator bezoekwerk.
• Voeren intakegesprekken: coördinator bezoekwerk i.s.m. de leden van de intakecommissie.

4. TAKEN EN BEVOEGDHEDEN PER ONDERSTEUNENDE FUNCTIE

Globaal zijn de bevoegdheden als volgt verdeeld over de ondersteunende functies:

• Website en nieuwsberichten van de afdeling beheren: webmaster, onder verantwoording van de secretaris voor direction & guidance. Bijv.: publiciteit Nieuwsbode mbt Maarten Bos, etc
• Zonnebloem Zeist vakanties: door een vrijwilliger, onder verantwoording van de coördinator activiteiten.
• Sponsorwerving: door een vrijwiliiger, onder verantwoording van een bestuurslid niet zijnde de penningmeester.

5. VERTROUWENSPERSOON

Het is gebleken dat vragen en/of voorvallen rondom bezoekwerk of activiteiten veelal worden gedeeld met de coördinator bezoekwerk en/of de coördinator activiteiten. Dat juicht de afdeling Zeist toe. Mocht het gewenst zijn dan kan men uiteraard ook terecht bij de Vertrouwenspersoon. Voor de afdeling Zeist is dat Ingrid van Schaik. Zij is te bereiken via telefoonnummer 06-38913103, en/of e-mail: ivanschaik.lubout@gmail.com.

Per 18 september 2018 is algemeen bestuurslid Petra van Gend-Mulders benoemd tot regionaal vertrouwenspersoon. Zij is bereikbaar op tel.nr. 06-41866345, e-mail: vertrouwenspersoon@zonnebloemrh.nl.

6. MELDEN VAN INCIDENTEN

Je probeert als vrijwilliger je werk zo goed mogelijk te doen, maar soms kan het gebeuren dat er persoonsgegevens kwijt raken en ten onrechte of onbedoeld in handen komen van anderen. Als dat gebeurt, meldt het incident dan direct nadat het heeft plaatsgevonden bij de voorzitter. Zij zullen na een eerste beoordeling van het incident waarvan jij melding maakt, direct de privacy (AVG) officer van de Nationale Zonnebloem inschakelen om verdere stappen te ondernemen.

De Zonnebloem heeft in sommige gevallen namelijk de verplichting om een datalek binnen 72 uur te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Geef bij de melding een zo uitgebreid mogelijke beschrijving van wat er is gebeurd en wat voor persoonsgegevens erbij zijn betrokken.

7. VERGADERFREQUENTIE

Globaal vergadert het Bestuur 10x per jaar, zo om de 6 weken. De vrijwilligersvergadering vindt 4x per jaar plaats. De secretaris maakt een overzicht van besluiten en actiepunten voortvloeiend uit deze vergaderingen:

• Conform art. 14 van de statuten worden de begroting en het jaarverslag door het bestuur en de vrijwilligersvergadering goedgekeurd. De goedkeuring vindt plaats bij een meerderheid van stemmen, zijnde de helft plus één van de geldig uitgebrachte stemmen. Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht.
• Dit betekent dat het jaarprogramma in principe in oktober door het bestuur wordt geaccordeerd, dat de begroting voor dat jaarprogramma in november wordt besproken en geaccordeerd en dat beide in de vrijwilligersvergadering van december worden besproken en goedgekeurd.

8. FINANCIËLE RICHTLIJNEN

Aan het einde van ieder jaar stelt het Bestuur het activiteitenplan voor het daarop volgende jaar vast. Op basis daarvan (o.a.) stelt de Penningmeester de begroting op voor het komende jaar; de begroting wordt door de Vrijwilligersvergadering vastgesteld. De begroting wordt vervolgens doorgezet naar het hoofdkantoor te Breda door de begroting in Zonboek definitief te maken. Bijstellingen van de begroting worden door de penningmeester gedaan.

Prijzen en uitgaven voor activiteiten en attenties worden vooraf voorgelegd aan en goedgekeurd door de Penningmeester.

Aan het einde van ieder jaar, tijdens de laatste VW-vergadering, wordt de Kascontrole Commissie benoemd. Deze kascommissie bestaat uit tenminste twee leden, die geen deel van het bestuur mogen uitmaken. De commissie onderzoekt de jaarrekening. In het begin van ieder jaar (in principe in januari) voert de Kascontrole Commissie haar controle uit over het gevoerde financiële beheer.

Aan het begin van ieder jaar (in principe in januari) wordt de jaarrekening door de Vrijwilligersvergadering vastgesteld waarna de Penningmeester de jaarrekening naar de Nationale Vereniging de Zonnebloem stuurt.

Na overleg in de Bestuursvergadering, in februari van ieder jaar meldt de Penningmeester de afdeling aan voor RABO Club Support. Uiterlijk augustus van ieder jaar maakt de Penningmeester de subsidie-aanvraag gemeente op en verstuurt deze na overleg met de Voorzitter naar de Gemeente Zeist.

De Penningmeester maakt 4x per jaar een kwartaalrapportage op over het afgelopen kwartaal (april, juli, oktober, januari) ter bespreking in de Bestuursvergadering.

Overeenkomsten die Bestuursleden namens de ZB afdeling Zeist afsluiten en waaraan financiële consequenties zitten, worden eerst schriftelijk voorgelegd aan en doorgesproken met de Penningmeester. Tot die tijd wordt door het desbetreffende Bestuurslid mondeling en/of schriftelijk benadrukt dat evt toezeggingen ‘onder voorbehoud van financiële goedkeuring’ plaatsvinden en dat daaraan geen rechten kunnen worden ontleend.

9. PRIJSBELEID    

Het prijsbeleid heeft betrekking op de eigen bijdrage van deelnemers voor onze activiteiten en vakanties. We streven naar een marktconforme en uniforme prijsstelling, zodat er geen grote verschillen ontstaan tussen de prijzen die afdelingen hanteren voor activiteiten. Het prijsbeleid in een notendop:

Voor marktconforme producten gelden marktconforme prijzen. De meerprijs van de activiteiten komt voor rekening van de organisatie. Als referentiekader voor het prijsbeleid wordt gekozen voor het lagere prijssegment van reguliere aanbieders. Vrijwilligers die worden ingezet tijdens een activiteit mogen financieel niet worden belast.

Specifieke aanwijzingen in relatie tot uitjes/activiteiten:

Kleine uitjes. Voor kleine uitjes in de omgeving c.q. provincie Utrecht (straal van 50 km uit en thuis) geldt altijd een startbijdrage van €5,00. Daar bovenop komen de kosten voor entree indien van toepassing.

Bedrijfsuitjes. Ook voor bedrijfsuitjes geldt een startbijdrage van €5,00.

Groepsmiddagen. Voor de groepsmiddagen rekenen we een startbijdrage van €5,00. Boven op de startbijdrage komt een bedrag afhankelijk van de gemaakte kosten.

• De High Tea valt onder groepsmiddagen.

Grote uitjes. Voor grote uitjes geldt 70% van de begrootte kosten. De overige 30% wordt door de organisatie gedragen. Afwijkingen van de 70% dekking kunnen bij uitzondering plaatsvinden, maar moeten vooraf worden goedgekeurd door het bestuur na toelichting/verzoek door het hoofd activiteiten en een financieel assessment van de penningmeester.

Specifieke aanwijzingen in relatie tot attenties:

Afscheidscadeau vrijwilliger. Standaard afscheidscadeau voor een VW is een bloemetje van ca. € 7,50. Dit geldt ook voor jubilea.

Nationale Ziekendag. We delen per jaar 35 boeketjes uit aan zieke deelnemers/VW´s tijdens de nationale ziekendag. Max. prijs € 5,00 per boeketje.

Aanpak en financiële verantwoording:

Een vaste VW verzorgt alle bloemetjes die we weggeven i.o.m. de penningmeester.

De VW vraagt per mail of sms bij de Penningmeester een voorschot aan dat naar de VW wordt overgemaakt.

De VW levert bij de Penningmeester de (kassa)bon aan als bewijsstuk van de geleverde bloemen. De Penningmeester zal de ontvangst van de bon per mail bevestigen. (Vooruitlopend op de fysieke overdracht mag een foto van de bon gemaild worden.)

Sprekers. Voor sprekers kan een bos bloemen of een cadeaubon van maximaal €10,00 per persoon per keer worden toegekend. De declaratie daarvoor wordt met kassabon ingediend bij de penningmeester. Afwijkingen kunnen bij uitzondering plaatsvinden, maar moeten vooraf worden goedgekeurd door het bestuur na toelichting/verzoek door het hoofd activiteiten en een financieel assessment van de penningmeester.

Optredens. Optredens bij activiteiten worden vergoed tegen daadwerkelijke kosten. Het streven is om het totaal aan daadwerkelijke kosten per optreden de €50,00 niet te laten overschrijden. Van deze regel kan alleen afgeweken worden na overleg met de penningmeester en met toestemming van het bestuur.

10. ONKOSTENVERGOEDING

Onkosten die worden gemaakt als Zonnebloemvrijwilliger van de afdeling Zeist kunnen worden gedeclareerd bij de afdeling Zeist. In onderstaand overzicht staat welke kosten gedeclareerd kunnen worden.

Belangrijk hierbij is dat het om werkelijk gemaakte onkosten gaat. De onkosten worden met behulp van een declaratieformulier (zie bijlage 2 en 3) gedeclareerd bij de Penningmeester (via penzonzeist@gmail.com – en achteraf fysiek nasturen - of fysiek afgeven/sturen naar Prinses Catharina Amalialaan 133, 3708 ZR Zeist). De declaratie dient, met uitzondering van de kilometervergoeding, voorzien te zijn van betalingsbewijzen/(kassa)bonnen.

* De declaraties van deze onkosten dienen voorzien te zijn van betalingsbewijzen (factuur/kassabon).

Noot: Als vrijwilliger heb je de keuze om af te zien van een onkostenvergoeding. Het advies is om dan toch de onkosten te declareren, te ontvangen en terug te schenken aan de Zonnebloemafdeling. Op die manier ontstaat voor de afdeling een zuiver beeld van de kosten van Zonnebloemactiviteiten.

11. NIEUWE DEELNEMERS EN VRIJWILLIGERS

a. Vrijwilligers. We nemen graag nieuwe VW’s aan als activiteiten-VW en/of als bezoek-vrijwilliger. Het is dan altijd fijn als deze actief willen organiseren bij activiteiten. Criteria nieuwe vrijwilligers: enthousiasme, kunnen luisteren naar anderen, goede contactuele eigenschappen, affiniteit met sociaal geïsoleerde hulpvragers, kunnen samenwerken met andere vrijwilligers.

b. Doelgroep gasten. De site van de Nationale Zonnebloem vermeldt dat de Zonnebloem er is voor iedereen vanaf 18 jaar met een lichamelijke beperking. Dat betekent dat de lichamelijke beperking het eerste criterium is voor onze doelgroep. In de praktijk zijn het vaak mensen die - door hun beperking - in een sociaal isolement zitten of dreigen te raken, die het meest gebruik maken van onze diensten. Maar een sociaal isolement (of eenzaamheid) is geen vereiste om deelnemer te worden bij de Zonnebloem. Mensen die hieraan voldoen kunnen kunnen Zonnebloemgast van de afdeling Zeist worden als ze zichzelf hiervoor aanmelden. Indien door de beperking zelf aanmelden niet mogelijk is dan kan een gezins- of familielid de aanmelding op zich nemen o.v.v. de naam van de persoon die Zonnebloemgast wil worden; tijdens de intake wordt geverifieerd of men zichzelf aanmeldt of dat dit voor een persoon wordt gedaan.

12. ERELEDEN

We benoemen naast Max de Groot geen erevrijwilligers meer. Voor Max geldt: zij mag gratis naar de Maria Oord-middagen, maar moet betalen voor grote uitjes. Kleine uitjes zijn n.v.t.

13. UITSCHRIJVEN DEELNEMERS

Als deelnemers een jaar nergens aan meegedaan hebben, wordt een hernieuwde intake gedaan. Mocht daaruit blijken dat deelname niet meer mogelijk is, worden er passende afspraken gemaakt of worden zij in goede onderlinge afstemming door de Secretaris uitgeschreven. IJkpunten: 1 januari en 1 juli.

14. SCOPE / AFBAKENING GEBIED AFDELING ZEIST

De afdeling Zeist bezorgt graag een glimlach op het gezicht van haar gasten die allemaal in Zeist en Austerlitz wonen.

Zodoende vallen Den Dolder en Bosch en Duin onder de afdeling De Bilt/Bilthoven en hebben Maarn/Maarsbergen, Doorn, Driebergen-Rijsenburg etc. allemaal hun eigen afdeling. Zie https://www.zonnebloem.nl/

BIJLAGE 1

De declaraties van deze onkosten dienen voorzien te zijn van betalingsbewijzen (factuur/kassabon).

Zie voetnoot 1.

Te verkrijgen bij Bloemen & Planten Van Beest, Schaerwijdelaan 74a, 3702 GL Zeist.

Zie voetnoot 3.

Conform profielbeschrijving kennisbank.

BIJLAGE 2

Declaratieformulier onkosten

AFDELING ZEIST

ONKOSTENDECLARATIE

Naam:                                               Woonplaats:

Periode van:                   tot

BIJLAGE 3

Declaratieformulier inkomsten vs uitgaven (en evt onkosten) Activiteit

AFDELING ZEIST

DECLARATIE INKOMSTEN VS UITGAVEN (en evt onkosten)

ACTIVITEIT

Betreft:……………………………………………..                                  d.d.                          

(activiteit)

INKOMSTEN:

Bijdrage gasten: ............. deelnemers ad €           pp   € ……………….. (namen gasten noteren)

Giften/donaties ………………. deelnemers                        € ……………….. (donateurs noteren)

                                           TOTAAL INKOMSTEN    € ...............

­­­UITGAVEN: (bewijsstukken/bonnen bijvoegen)

……………………..…………………………………………..                    € …...........

………………………………………………………………….                      ………….

………………………………………………………………….                      ………....   

………………………………………………………………….                      ………….

………………………………………………………………….                      ………….

                                          TOTAAL UITGAVEN                                  € ................